Guía exclusiva para administradores institucionales

Guía de uso del sistema de administración VotaCR

Este manual explica, paso a paso, cómo registrar la institución, crear una elección estudiantil, configurar la papeleta, generar el padrón, abrir y cerrar el proceso electoral, consultar resultados y resolver problemas frecuentes.

Registro Administrar Votantes

Registro Acceso Elección Papeleta Padrón Apertura Resultados Soporte

Mapa general

Flujo completo de una votación institucional

Cuenta

La institución se registra o ingresa al panel.

Evento

Se crea la elección estudiantil.

Papeleta

Se agregan partidos, candidatos y fotos.

Padrón

Se generan usuarios y claves para votantes.

Votación

Se abre la urna digital y votan los estudiantes.

Cierre

Se cierra y se consultan resultados.

Paso 1

Registro institucional

Este paso crea la cuenta de la institución y el usuario administrador que tendrá acceso al panel institucional.

Ir al registro

Datos que debe completar

Nombre de la institución.
Provincia.
Nombre y correo del director.
Docente encargado y correo institucional.
WhatsApp de contacto.
Contraseña para acceder al panel.

Recomendación

Use un correo institucional o del docente encargado que la institución pueda recuperar fácilmente. Ese correo se usará como usuario administrador.

Después del registro: el sistema ingresa automáticamente al panel institucional para comenzar la configuración.

Paso 2

Inicio de sesión al panel institucional

El administrador institucional ingresa al sistema con el correo registrado y la contraseña definida durante el registro.

Abrir panel

Usuario

Correo del docente encargado registrado.

Contraseña

Clave definida al registrar la institución.

Recuperación

Si pierde la clave, use la opción de recuperar contraseña.

Paso 3

Crear una nueva elección

Desde el panel institucional, el botón Nueva Elección permite crear un evento electoral para la institución.

Campo 1

Nombre del evento

Ejemplo: Elecciones Gobierno Estudiantil 2026.

Campo 2

Voto en blanco

Active esta opción si la institución desea permitirlo.

Estado inicial

Cerrada

La elección se crea cerrada hasta que el administrador la abra.

Buen uso

Use nombres claros y fechados. Esto facilita identificar los reportes si la institución realiza varias votaciones durante el año.

Eliminar evento

La eliminación debe usarse solo en eventos de prueba o creados por error. Antes de eliminar una elección real, confirme que no necesita conservar padrón, auditoría o resultados.

Paso 4

Configurar la papeleta electoral

En esta sección se agregan los partidos o candidaturas que aparecerán en la papeleta oficial de los votantes.

Datos por cada candidatura

Nombre del partido

Nombre oficial que verá el estudiante.

Candidato a presidente

Nombre completo del candidato.

Logo del partido

Imagen representativa del partido.

Foto del candidato

Fotografía que aparecerá en la papeleta.

Calidad de imágenes

Use imágenes claras, cuadradas o verticales, con buena iluminación y sin texto pequeño. Evite archivos demasiado pesados. Si el sistema rechaza una imagen, reduzca el tamaño antes de subirla.

Papeleta Oficial

Partido Ejemplo

Candidato Presidente

VOTAR

Paso 5

Generar el padrón de votantes

El padrón genera usuarios y contraseñas únicas para que los estudiantes puedan ingresar a votar.

Indique cantidad

Digite el número de votantes que necesita.

Genere credenciales

El sistema crea usuario y contraseña para cada estudiante.

Distribuya

Entregue cada credencial de forma individual y ordenada.

Advertencia crítica

No regenere el padrón después de iniciar la votación. Si ya existen votos emitidos, debe conservar el padrón utilizado para garantizar trazabilidad y evitar confusión con las credenciales entregadas.

Buenas prácticas para entregar credenciales

Imprima o exporte el padrón y corte las credenciales por estudiante.

Evite publicar listas completas con usuarios y contraseñas visibles.

Entregue las credenciales el mismo día o poco antes de la votación.

Reserve algunas credenciales de prueba solo antes de abrir la elección real.

Paso 6

Abrir, supervisar y cerrar la votación

La elección debe permanecer cerrada durante la configuración. Solo se abre cuando la papeleta y el padrón estén listos.

Para abrir la elección

Confirme que existen candidaturas registradas.
Confirme que el padrón fue generado correctamente.
Revise que el nombre del evento sea correcto.
Cambie el estado de la elección a Abierta.
Indique a los estudiantes que ingresen por el enlace de votantes.

Para cerrar la elección

Espere a que termine la hora oficial de votación.
Verifique que no queden estudiantes en proceso de votación.
Cambie el estado del evento a Cerrada.
Revise resultados oficiales desde el panel.

Enlace para votantes

Este es el enlace que debe abrirse en las computadoras, portátiles o dispositivos habilitados para votar:

https://votacr.com/login_estudiante.php

Paso 7

Consultar y enviar resultados

El panel permite revisar los resultados del evento, con votos por partido/candidatura, porcentajes y votos en blanco cuando estén habilitados.

Resultados en vivo

La pantalla de resultados se actualiza automáticamente durante la consulta.

Porcentajes

El sistema calcula porcentajes según el total de votos emitidos.

Enviar reporte

Puede enviar un resumen oficial por correo desde el panel.

Protocolo recomendado para publicar resultados

1 Cierre oficialmente la elección en el sistema.
2 Verifique el total de votos emitidos contra el padrón entregado.
3 Revise porcentajes y votos en blanco, si aplican.
4 Envíe o descargue el reporte para archivo institucional.

Seguridad

Buenas prácticas de seguridad administrativa

Antes de la votación

Use una contraseña segura para el panel.
Limite el acceso administrativo a personas autorizadas.
Revise la papeleta con los representantes del proceso electoral.
Realice una prueba antes de generar el padrón definitivo.

Durante la votación

No comparta el usuario administrador con estudiantes.
Controle físicamente los equipos habilitados.
No abra resultados públicamente hasta el cierre oficial.
Evite reutilizar credenciales entre estudiantes.

Después de la votación

Cierre el evento al finalizar.
Guarde el reporte de resultados.
No elimine eventos reales sin respaldo.
Cierre sesión al terminar.

Principio básico

El administrador institucional controla la configuración del evento, pero cada estudiante debe usar su propia credencial. El voto es definitivo; por eso, la papeleta debe revisarse antes de abrir la elección.

Ayuda rápida

Problemas frecuentes y soluciones

No puedo abrir la elección

Verifique que haya al menos una candidatura registrada y que el padrón tenga votantes generados. El sistema puede impedir abrir una elección incompleta.

Un estudiante no puede ingresar

Revise que esté usando exactamente el usuario y contraseña asignados en el padrón. Confirme que la elección esté abierta y que la credencial no haya sido usada previamente.

Subí mal una foto o logo

Ingrese a configurar papeleta, edite la candidatura y cargue nuevamente la imagen correcta. Realice este cambio antes de abrir la elección.

Necesito cambiar el padrón

Solo debe regenerarse antes de que existan votos emitidos. Si la votación ya inició, no se recomienda cambiarlo.

Olvidé la contraseña del panel

Use la opción de recuperar contraseña en la pantalla de inicio de sesión. El sistema enviará un enlace al correo registrado.

Lista de verificación

Checklist antes de abrir la votación

El evento electoral tiene el nombre correcto. Se definió correctamente si acepta voto en blanco. Todos los partidos y candidatos están registrados. Logos y fotografías se ven bien en la papeleta. El padrón fue generado con la cantidad correcta. Las credenciales fueron entregadas individualmente. Los equipos de votación tienen acceso a Internet. El administrador sabe cómo cerrar la elección.

Soporte

¿Qué hacer si necesita ayuda?

Antes de solicitar soporte, tenga a mano el nombre de la institución, el nombre del evento electoral y una descripción clara del problema. Si aparece un mensaje de error, tome una captura de pantalla.

Panel administrativo Ingreso votantes

Información útil para soporte

Nombre de la institución.
Nombre de la elección.
Dispositivo usado.
Mensaje de error exacto.
Captura de pantalla, si aplica.